考勤管理九大缺陷，你們企業有幾個？
作者：洪桂彬 （上海市匯業律師事務所合伙人，本文發表于2010年11月期《上海勞動保障》，2015年1月30日由作者進行編輯修改）
考勤管理是勞動關系管理的日常基礎工作，但正是這一最基本的工作卻被很多人力資源管理者忽視，圍繞考勤而產生的勞動爭議居高不下，而企業考勤管理的諸多缺陷也直接導致用人單位承擔敗訴風險，本文羅列考勤管理中的九大缺陷，以便讓人力資源管理者更好的完善考勤管理制度和操作流程，以最大程度減少風險。
缺陷一：單位無考勤制度
在企業用工實踐當中，用人單位對勞動者進行管理約束的最基本的手段就是要求員工按時上下班，這也是企業對員工進行其它工作管理的重要前提。
因此，大多數用人單位都有相對完善的考勤管理制度以便對員工實行有效的監督和管理。但另一方面，用人單位不實施考勤的現象也不少見，有些是因為規模較小、公司剛成立等原因，導致企業管理者考勤觀念淡薄；也有些規模較大、管理比較規范的企業對因為對部分特殊崗位缺乏認識如司機、外勤銷售人員、24小時輪值班人員，以為這類崗位無法考勤或者沒有必要而不實施考勤管理；還有些企業把“不考勤”當做一種“企業福利”來看，這些都直接或間接的為用工風險埋下隱患。
在勞動爭議案件中，涉及出勤時間的爭議非常多見，如加班費爭議、曠工爭議、拖欠勞動報酬爭議都直接或間接的與出勤時間的確認有關，如果企業未實施考勤，將無法提供有效的考勤記錄，而考勤制度是企業的一項基礎管理工作，用人單位對其員工在本單位的出勤情況應負有舉證責任，一旦無法提供考勤記錄，則仲裁機構或法院將可能采信員工的主張，屆時是否加班，加班時間長短、是否曠工等等均不由單位作主。顯然，任何用人單位都不原意看到這樣的結局。
缺陷二：多重考勤并存
當前科技迅猛發展，考勤方式也日新月異，從紙片打卡鐘考勤到射頻IC卡打卡考勤，從指紋打卡考勤到人臉識別考勤，不一而足。誠然多數企業執行單一的考勤方式，但多重考勤的企業也大有人在。部分用人單位為了減少電子考勤的差錯（如漏打卡、設備損害、設備誤差等）另外增加了手工考勤方式，而這兩種考勤方式在記錄結果上可能存在較大差異。
在許多加班費勞動爭議案件中，用人單位主張按手工考勤作為認定工作時間的依據，而勞動者則主張以電子考勤為準。由于大部分用人單位對出勤時間的認定標準并無制度規定或合同約定，則也導致在實際的爭議處理中，仲裁員或法官往往會從有利于勞動者角度考慮，很顯然，企業應當規范考勤管理，由于管理上的不嚴謹導致考勤記錄的不明確性，用人單位應當承擔主要責任。
缺陷三：考勤規定不明確
企業關于出勤的制度規定往往涉及工時制度、工作時間安排、加班的申請程序等，如果這些內容不夠明確或與勞動合同存在沖突，往往也會為勞動爭議埋下隱患。
問題之一是企業考勤規定沒有規定工作時間的統計及確認方法，由于工作時間直接涉及薪資結算，往往直接影響到勞動者權益，故用人單位應當加以明確。如門禁記錄是否作為統計工作時間的依據、員工的考勤記錄是否須經相關部門核對校準。如果規定明確的話，將大大減少爭議發生的可能性。
問題之二是企業考勤規定往往忽視對休息時間的安排。有些單位規定每天工作9小時，并未規定中間有1小時休息時間。但員工可能以為存在1小時加班時間而申請仲裁，盡管員工并不一定勝訴，但仲裁本身也消耗了企業的管理成本。對眾多制造業企業而言，涉及工間休息時間更應有明確的規定。
問題之三是企業考勤規定忽視對加班的認定標準，加班是否須經審批，員工超時工作究竟是個人行為還是公司行為？往往是勞動爭議中非常常見的爭論焦點。用人單位明確加班須經審批的程序，可以避免員工因個人原因超時工作卻可以索要加班費的情況。
缺陷四、缺勤記錄未注明事由
在企業日常考勤管理當中，員工因病假、事假等而缺勤上常有的事，但若對有關缺勤缺乏明確的標準，則員工是否曠工？是否屬于休假？休了何種假？都將成為疑問。
2008年1月1日始實施的《職工帶薪年休假條例》規定，職工連續工作1年以上，用人單位應當安排職工休假。如未休假，則用人單位應當支付未休年假得三倍工資。
在年假爭議的案件類型中，由于用人單位在休假安排上居主導地位，故對是否已休假，休了多少天假均應由用人單位舉證。若相應的缺勤記錄缺乏明確記載，則用人單位將在處于極為不利的境地。已休過假的員工也可能主張未休年假的三倍工資，如沒有其他證據，則用人單位極有可能敗訴。而涉及加班調休的爭議中，有些單位的考勤記錄只記載了調休的日期，而未注明是哪一時間段的加班調休，在具體爭議中，用人單位或稱2013年的加班已在2014年安排調休，而勞動者則主張2014年的調休日期是針對2012年的加班。對這些問題若單位不能給予合理解釋，都將可能承擔不利后果。
故，缺勤應明確事由，以做到對出勤狀態的精確掌控。
缺陷五、考勤記錄缺乏簽名核對
考勤記錄是勞動爭議當中的典型證據形式，而該類證據的真實性、關聯性也是各方爭論的焦點。其中最典型的爭議是，沒有員工確認的考勤記錄是否具有證明效力？
考勤記錄關涉員工的工資休假等權益，故其真實性的判斷至關重要。而用人單位提供的考勤記錄是否屬于原始證據、是否形成于當時、是否具有更改可能性、是否經員工確認都是判斷考勤記錄真實與否的重要標準。通常，人工考勤記錄記錄往往有部門主管簽字，這些證據也往往形成于當時，事后補救可以通過特殊手段（司法鑒定等）加以驗證，若無員工簽字并不必然導致該證據無效。
而電子考勤記錄則不然，其具有物質依賴性和易更改性，企業出示的往往都是電子考勤記錄的打印件。而未經員工簽字確認的打印件，從證據形式上看，其屬于非原始證據，其而，該打印件是否與原始保存的考勤記錄完全一致是值得懷疑的。因此，在司法實踐中，企業需要提供其他證據加以佐證電子考勤記錄打印件的真實性，如制作考勤記錄導出過程的視頻，以證明該證據的形成過程是真實的，如提供工資發放情況與考勤記錄核對，是否存在沖突和不一致。若不能提供其他證據加以佐證，或者其他證據存在自相矛盾之處，則用人單位將面臨訴訟風險。因此，從控制風險角度，電子考勤記錄定期交由員工簽字，是確保考勤記錄真實、合法、有效的重要手段。
缺陷六、考勤記錄疏于保管
在勞動爭議案件中，與考勤記錄相關的曠工爭議、加班費爭議往往存在仲裁時效限制。但時效的背后，是要求用人單位保管必要的管理文件，考勤記錄便是其中之一。
舉例說，員工主張離職前5年的加班費，那么對爭議發生前2年的考勤記錄用人單位負有舉證義務。若勞動者能舉證證明用人單位掌握管理考勤記錄，則用人單位應當提供該2年內的考勤記錄，不能提供的則將承擔不利后果。有些單位以為離職員工已經不是公司的人了，所以對其過往的資料疏于保管，或銷毀、或遺棄，一旦涉訴，則往往面臨舉證不足的問題。究竟考勤記錄保存多久最合適？
對于主動離職、合同期滿終止、與單位協商解除的離職員工，筆者建議最低保管期限為1年（自員工離職之日起計算），因該類員工發生勞動爭議的概率較小。而對于單位單方辭退、被動離職的職工，筆者建議保管期限為2年。以上均需要保存該員工在職期間的所有考勤資料。
缺陷七、考勤規定與實際處理不一致
企業員工關系管理應當做到“有法必依、執法必嚴”，否則所有的制度規定將形同虛設，也不利于建立管理威信，更重要的是，也會制造各種訴訟風險，而企業的考勤管理規定與實際執行情況便是其中之一。
如，大多數企業對曠工行為都作出了相應的懲處規定，或扣減工資或給予書面警告等等，有些單位一方面認定員工曠工，另一方面卻正常發放工資，這就導致對該缺勤記錄，企業的判斷和實際處理發生偏差？如果員工主張休假且領導口頭同意，則勢必“曠工”難以認定。
又如，公司規定，員工請假須書面申請并經人力資源部書面批準，超過10天假期應當經總經理書面批準。但有些單位在實際操作中變成請假口頭化，審批也口頭化，
有些部門主管直接代行人力資源部職權，直接批準員工請假。人力資源部門也聽之任之，久而久之，請假手續和相關統計極為混亂，甚至造成薪資計算的差錯，也為勞動爭議埋下伏筆。
以上，足以說明單位必須在員工管理上“言行一致”“權責統一”，否則既不利于管理，也不利于風險控制。
缺陷八、未及時申報、續延特殊工時制
企業由于部分員工工作崗位的特殊性（如外勤人員、司機、高級管理人員等）而執行不定時工時制和綜合工時制既是控制成本的需要，也是便于管理統計。但部分用人單位卻對特殊工時制存在誤解。
第一，認為特殊工時制只需合同約定或制度規定即可。根據現行政策，實行綜合工時或不定時工時制度須經勞動行政部門批準。未經主管部門批準，即使雙方有約定也不得執行特殊工時制，而只能按照標準工時制統計加班。
第二，認為只要勞動行政部門批準。就可全員執行特殊工時制或永久執行特殊工時制。根據特殊工時有關申報規定，經批準的的特殊工時制有適用期限、適用崗位的限制。不是所有的崗位都可執行特殊工時制度，也不是申請特殊工時制獲得批準后便一勞永逸。
第三，執行特殊工時制無須告知員工。盡管是否執行特殊工時制主要取決于是否獲得審批而非員工知曉。但員工不知情容易埋下勞動爭議隱患，更為重要的是，究竟哪些崗位屬于審批范圍，需要企業事先規定或及時與員工溝通確認，以減少爭議發生的可能性。
缺陷九、出勤違紀處理不妥當
員工涉及出勤違紀的情況主要包括曠工、代打卡、遲到早退、缺失考勤記錄（忘打卡）等情形。
對曠工行為，很多企業認為只要離開工作崗位未報告即屬于曠工，這種理解是錯誤的。員工缺勤可能有諸多原因，最典型的是因病休息卻沒有及時提交病假單。如果事后證明員工卻因病休息，而單位以曠工解除，則用人單位存在極大的訴訟風險，在司法實踐中，用人單位負有核查員工缺勤原因的義務，并盡到合理的告知義務。
用人單位應當首先核查員工為何不出勤，告知員工恢復上班或履行請假手續，在盡到合理的提示義務員工仍未作反應的情況下，用人單位方可依據規章制度作出處理。
對代打卡行為，很多企業直接規定屬于嚴重違紀行為，一旦在監控資料中一員工手領多張考勤卡，或發現兩名員工多次同一時間刷卡，即認為員工存在代打卡行為而順勢解除。考慮到代打卡行為需要單位舉證，監控錄像往往模糊不清，特別是小物件的考勤卡更是難以辨認，有些監控錄像記錄時間與標準時間存在誤差，這些都極大地影響了該類證據的效力，從而使得用人單位面臨舉證不足的風險。筆者建議，對該類違紀行為，應當向員工展示有關證據，要求員工給予合理解釋、加以辨認，以確認其真偽，若能可能，應取得員工的簽名或對有關談話作錄音，以確保對違紀行為的證據固定是完整的。而不是主觀臆斷，草率解除。
對缺考情形，由于沒有刷卡記錄，究竟是曠工、忘記打卡還是臨時外出？其往往存在爭議，對該情形的判斷，企業應當在一個考勤統計周期結束前及時與當事員工加以核對確認，如若確實屬于忘記代打卡，應當加以注明并簽字。對員工屢次缺失考勤記錄的情形，企業應當做出事先的制度規定，如規定員工應在忘記刷卡之日起3日內主動向公司匯報、員工臨時外出應當填寫派工單等。
總而言之，對考勤類違紀情形下，用人單位應當對違紀情況給予充分核實，給予員工申辯機會，對證據加以固定，而不是草率的一紙“辭退通知”。
考勤管理是人事管理的基礎工作，但在人力資源管理法制化時代的背景下，HR應當更加關注基礎工作，實現人力資源的精細化管理，以最大程度地為企業控制風險、降低成本。